Rechnung schreiben und ausstellen

Eine E-Rechnung im Editor schreiben, als Entwurf speichern, vor dem Ausstellen prüfen und mit fester Nummer ausstellen.

Der Editor

1. Öffnen Sie Rechnungen und wählen Sie Neue Rechnung.
2. Wählen Sie unter Gespeicherten Kunden übernehmen einen gespeicherten Kunden oder tragen Sie den Kunden direkt ein.
3. Fügen Sie Positionen hinzu, von Hand oder über Gespeicherten Artikel hinzufügen.
4. Prüfen Sie Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Zahlungsbedingungen.
5. Wählen Sie das Format. Welches passt, steht unter Versenden und herunterladen.

Rechts sehen Sie die Zusammenfassung mit Summe netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag sowie die Nummer, die die Rechnung beim Ausstellen erhält.

Entwürfe

Mit Entwurf speichern speichern Sie den Stand. Entwürfe stehen unter Rechnungen über der Liste und lassen sich jederzeit weiter bearbeiten oder löschen. Ein Entwurf hat noch keine Nummer; ein gelöschter Entwurf hinterlässt keine Lücke im Nummernkreis.

Vorschau (PDF) speichert den Entwurf und lädt ihn als PDF herunter. Auf jeder Seite steht „ENTWURF“, eine Nummer gibt es noch nicht. Die Vorschau ist keine gültige Rechnung.

Prüfen vor dem Ausstellen

Die Liste Vor dem Ausstellen zeigt, was noch fehlt: Kunde, vollständige Anschrift, beim Versand per E-Mail die E-Mail-Adresse, mindestens eine Position mit Preis und eine Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen.

Wenn Sie Ausstellen wählen, prüft Fakturnaut die Rechnung mit den offiziellen Regeln für XRechnung und EN 16931. Erst wenn die Prüfung bestanden ist, erhält die Rechnung ihre feste Nummer.

Wenn die Prüfung einen Fehler meldet

Findet die Prüfung einen Fehler, wird nichts ausgestellt und keine Nummer verbraucht. Direkt über den Schaltflächen steht dann jeder Fehler mit seiner Regel.

Ein Beispiel: Die Meldung „Die Postleitzahl des Käufers (BT-53) fehlt.“ mit der Regel BR-DE-9. So beheben Sie sie:

1. Tragen Sie beim Kunden die Postleitzahl ein, im Editor oder bei einem gespeicherten Kunden unter Kunden.
2. Wählen Sie erneut Ausstellen.

Die Kennung in Klammern, zum Beispiel BT-53, ist die Nummer des Feldes in der Norm EN 16931.

Ausstellen

Nach dem Ausstellen ist die Rechnung fest: Sie erhält die nächste Nummer und lässt sich nicht mehr ändern. Mit App Plus und App Europe wird sie in Ihrem Konto gespeichert. Mit App Free lädt der Browser die Datei sofort herunter; bewahren Sie sie selbst auf.

Eine falsche Rechnung korrigieren Sie mit einer Stornorechnung oder einer Rechnungskorrektur, siehe Stornorechnung und Korrektur.