E-Rechnungen empfangen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht nach dem Finanzministerium ein E-Mail-Postfach.

Was das praktisch heißt

Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht. Ihre Lieferanten dürfen Ihnen E-Rechnungen schicken, und Sie müssen sie annehmen können. Ab 2027 (bei Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz) und spätestens ab 2028 kommen fast alle Rechnungen anderer Unternehmen als E-Rechnung.

Schritt für Schritt

1. Postfach festlegen: Nennen Sie Ihren Lieferanten eine E-Mail-Adresse für Rechnungen.
2. Lesen und prüfen: XRechnungen sind XML-Dateien. Öffnen Sie sie zum Beispiel mit unserer kostenlosen Prüfung, die die Rechnung lesbar anzeigt und nach den offiziellen Regeln prüft.
3. Aufbewahren: Bewahren Sie die E-Rechnung acht Jahre auf, zumindest ihren strukturierten Teil unversehrt in der ursprünglichen Form – also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML (§ 14b Abs. 1 UStG; FAQ des Bundesfinanzministeriums, Frage „Wie muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?“).
4. Automatisieren: Bei vielen Rechnungen lohnt sich eine Software, die E-Rechnungen einliest. Softwarehersteller können dafür unsere API nutzen.

Häufige Fragen

Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und eine PDF verlangen?

Nein. Eine E-Rechnung im Pflichtfall braucht Ihre Zustimmung nicht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Ob der Lieferant in der Übergangszeit (Umsätze bis Ende 2026, bei kleinerem Umsatz bis Ende 2027) stattdessen eine Papierrechnung ausstellt, entscheidet nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums er; eine PDF-Rechnung braucht dagegen Ihre Zustimmung (§ 27 Abs. 38 UStG). Sie können mit ihm auch anderes vereinbaren.

Brauche ich eine spezielle Software?

Nein, um die Pflicht zu erfüllen, reicht ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen brauchen Sie einen Betrachter – unsere Prüfung ist kostenlos und ohne Anmeldung.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja. Kleinunternehmer dürfen nach § 34a UStDV weiter sonstige Rechnungen ausstellen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können (FAQ des Bundesfinanzministeriums).

Quellen

• Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Bundesfinanzministerium)
• § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 34a UStDV

Stand: 19. Oktober 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.