E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Fristen und Ausnahmen

E-Rechnungen empfangen müssen Unternehmen seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028 – je nach Vorjahresumsatz. Hier die Fristen, Ausnahmen und amtlichen Quellen.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm entsprechen – oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, wenn sich die Angaben richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).

Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen – mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Die Fristen

Entscheidend ist also auch, wann die Rechnung übermittelt wird: Eine Leistung vom Dezember 2026, die erst im Januar 2027 abgerechnet wird, fällt nicht mehr unter Nr. 1. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist.

Wer betroffen ist

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Private Endverbraucher sind nicht betroffen.

Keine E-Rechnung ist nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums (Frage „Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung?“) unter anderem nötig für:

• viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Vermietung – hier besteht meist gar keine Rechnungspflicht,
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV),
• Fahrausweise (§ 34 UStDV),
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV),
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, und bestimmte grundstücksbezogene Leistungen an Endverbraucher.

Was 2026 dazukam

Das Bundesfinanzministerium hat die Einführung in drei Schreiben erläutert: vom 15. Oktober 2024, vom 15. Oktober 2025 und – mit ergänzenden Regelungen – vom 15. Oktober 2026. Das jüngste Schreiben lässt die Übergangsfristen unverändert. Es enthält unter anderem:

• Bruttopreise (etwa preisgebundene Bücher): Weil XRechnung und ZUGFeRD dafür noch kein Format haben, wird es bis zum 31. Dezember 2027 nicht beanstandet, wenn der strukturierte Teil nur die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Summen enthält. Die Einzelpositionen müssen dann in einer eingebetteten, lesbaren Anlage stehen, aus der sich die Summen ergeben und auf die der strukturierte Teil eindeutig hinweist (Rn. 19).
• Endrechnungen nach Anzahlungen: Erleichterungen für die Angabe der Teilentgelte gelten bis zum 30. Juni 2030 (Rn. 3 und 4).

Häufige Fragen

Muss ich 2027 schon E-Rechnungen ausstellen?

Ja, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Lag er bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie für Umsätze in 2027 noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen ausstellen, solange Sie sie bis Ende 2027 übermitteln. EDI ist mit Zustimmung ebenfalls bis Ende 2027 möglich. Ab 2028 gilt die Pflicht ohne Umsatzgrenze.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?

Ja. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums reicht ein E-Mail-Postfach, um den Empfang sicherzustellen. Lesen und prüfen können Sie die Dateien zum Beispiel mit unserer kostenlosen Prüfung.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine reine PDF-Datei ist eine sonstige Rechnung. Eine ZUGFeRD-Datei ist zwar auch eine PDF, enthält aber zusätzlich die strukturierten Rechnungsdaten als XML – das macht sie zur E-Rechnung.

Quellen

• § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG (gesetze-im-internet.de)
• § 33 UStDV und § 34a UStDV
• Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Bundesfinanzministerium)
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und vom 15. Oktober 2026

Stand: 19. Oktober 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.